Коли оптимальний час для відповіді на e-mail і як правильно оформлювати діловий лист? Комунікація в онлайн-світі ставить чимало питань. Опанувати цифровий етикет легко, якщо пам’ятати про ключове правило – повага до часу: як власного, так і адресата листа. А також дотримуватись кількох важливих рекомендацій. Сподіваємось, цитати відомих українських поетів допоможуть їх запам’ятати :)
1) «Я лиш дуже приблизно здогадуюсь хто ти і не маю на тебе ніяких підстав» (Юрій Іздрик)
Пишіть від свого імені. Це стосується як назви електронки, так і підпису у листі. Назви поштових адрес «svetka90-60-90@» чи «fainyihlopets@» виглядають недоречно у діловому листуванні, крім того, одержувач може згубити лист, бо не відразу побачить від кого він. Якщо ви використовуєте корпоративну пошту організації чи відділу, у якій немає жодного імені, то не забувайте підписувати кожен лист. Особливо, якщо цією електронною поштою користується кілька людей.
2) «Пишіть листи і надсилайте вчасно» (Ліна Костенко)
Оптимальним часом для відповіді на терміновий робочий лист вважається термін до двух годин, нетерміновий – два робочі дні. Усе, звісно, залежить від специфіки роботи, але залишати лист без відповіді на тиждень – не у правилах гарного тону. Якщо вам потрібно обдумати пропозицію і відповідь буде розлогою, то краще відразу відповісти відправнику, зазначивши термін, коли очікувати відповідь (і уникнути запитань «чи ви одержали лист?»).
3) «…але ті слова, які він їй пише в листах,
вона читає так, ніби їх не було до нього» (Сергій Жадан)
Намагайтесь писати листи в одному «ланцюжку» повідомлень, так їх буде простіше знайти. Користуйтеся функцією «прихована копія», якщо у листа є багато адресатів. Відповідаючи на листи, де є кілька адресатів, звертайте увагу, чи треба «відповідати всім» чи тільки автору листа. Зміна кнопки «відповісти всім» на «відповісти» збереже нерви іншим адресатам, яким не доведеться перечитувати те, що їх не стосується. Водночас, якщо у копії невелика кількість адресатів і відправник наголошує на тому, щоби «відповідати всім» – не забудьте зробити це, оскільки очевидно, що певним питанням займається ціла команда, а не одна особа.
4) «Слова та голос — більш нічого.
А серце б’ється — ожива,
Як їх почує!.. Знать, од Бога» (Тарас Шевченко)
Голосові повідомлення – це зручно для відправників, щоб поділитись своїми думками швидко. Для тих, хто одержує, – можливість почути чийсь рідний голос. Як бачимо, переваг для ділового листування тут небагато, точніше – зовсім нема. Використовуйте голосові повідомлення тільки, якщо отримувач справді не заперечує.
5) «О, скільки слів, неначе поторочі!
І всі повз мене, ніби кулі, б’ють,
і всі мою живу минають суть,
а тільки строчать, строчать, строчать, строчать» (Василь Стус)
Написання електронних листів не дуже відрізняється від написання класичних. І хоча нам вже не треба бігти за марками на пошту – це не означає, що не треба вітатись у листі, дякувати за щось і підписувати лист. Також варто писати всю потрібну інформацію в одному листі, а не кидати повідомлення уривками. Шануйте як власний час, так і час одержувача.
6) «Ну скажи — хіба не фантастично,
Що у цьому хаосі доріг
Під суворим небом,
Небом вічним,
Я тебе зустрів і не зберіг!» (В. Симоненко)
Позбудьтесь хаосу електронної комунікації, обравши єдиний канал комунікації. Не використовуйте «месенджери» для вирішення важливих робочих питань, якщо немає таких домовленостей. Часто використання соцмереж для робочого листування – це зазіхання на особистий простір людини. Окрім того, це не зручно. Наприклад, вам треба терміново знайти скан важливого документа – а ви не можете згадати, у якій із п’яти соцмереж вам його відправляли.
Користуєтесь всіма вище написаними рекомендаціями, але впізнали у них когось із знайомих? Поділіться із ними цими віршами-порадами — щоб листування у нашому великому цифровому світі стало ще приємнішим
Матеріал розроблено IREX в рамках проєкту «Вивчай та розрізняй: інфо-медійна грамотність»
Читайте також:
Джерело: https://www.schoollife.org.ua/tsyfrovyj-etyket-u-virshah-klasykiv/?fbclid=IwAR1JAbmqz8R-4kU41ZDgnbc-KAeB5b59AL2qKmSYrpi_HWagXrw2bUcW4TU
