Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів.
Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»).
Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:
- спосіб фіксації інформації;
- зміст;
- назва;
- вид;
- складність;
- місце складання;
- термін виконання;
- походженні; гласність;
- юридична сипа;
- стадія виготовлення;
- термін зберігання;
- рід діяльності та інше.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
- письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні
документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній,
штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
- фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
За змістом документи поділяють на:
- організаційно-розпорядчі;
- фінансово-розрахункові;
- постачально-збутові та інше.
Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.
Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:
- організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);
- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо(;
- особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).
За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.
За видами документи поділяють:
- типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
- трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;
Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.
За складністю документи бувають:
- прості, що містять інформацію з одного питання;
- складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.
Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.
За місцем складання розрізняють такі документи:
- внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;
- зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.
За терміном виконання документи бувають:
- термінові, що виконуються у строки, встановлені законом,
відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;
- нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).
За походженням документи поділяються на:
- службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
- офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).
За гласністю документи бувають:
- звичайні;
- для службового користування (ДСК);
- таємні;
- конфедиційні та інші.
За терміном зберігання:
- Постійного зберігання
- Тривалого зберігання (понад 10 років)
- Тимчасового зберігання (до 10 років)
За юридичною силою документи поділяються на
- справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.
Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.
- фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.
За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:
- оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
- копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені.
Існують такі різновиди копій:
- відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);
- витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);
- дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу
- Документообіг.
Документообіг — це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комплекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями.
Основою документообігу є його обсяг. У свою чергу обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли до організації, та документи, створені протягом певного часу. Обсяг документообігу — важливий показник, що використовується як критерій при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів установ, структури служби, її штатного складу та інших питань.
Вимогами дотримання документообігу є:
а) проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення документів;
б) розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків;
в) зумовленість переміщення документів службовою необхідністю, вилученням зайвих, дублюючих інстанцій;
г) одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції.
Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин - документопотоків:
1)потік документів, що надійшли до установи;
2)потік документів, що відправляються з установи;
3)потік внутрішніх документів.
Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, 9 місяців, рік) становить обсяг документообігу.
Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів механізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантаження структурних підрозділів та окремих працівників.
Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно виявити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів.
Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при обробці, внутрішні документи).
Загальний документообіг у структурі підраховується за групами і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами.
Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані доповідаються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.
https://naurok.com.ua/urok-1-vibirkovogo-modulyu-osnovi-elektronnogo-dokumentoobigu-ponyattya-dokumentu-priznachennya-ta-klasifikaciya-dokumentiv-dokumentoobig-zagalni-pravila-oformlennya-dokumentiv-83175.html |