Неполадки з комп'ютером погано впливають на продуктивність праці, але не поспішайте дзвонити в IT-відділ. Дещо ви можете зробити й самі, пояснює оглядач BBC Capital.

У понеділок вранці розробник баз даних Енді Меллон сидить в офісі ІТ-відділу і вже вп'яте намагається увійти в свій комп'ютер. Пароль знову не підходить, і наразі система блокує доступ.

Він звертається до фахівця техпідтримки, і той ввічливо питає, чи не міняв Енді останнім часом свій пароль, розуміючи, що такий спеціаліст, як Енді не повинен був про це забути.

Але так і є. Енді поміняв пароль саме перед минулим вихідними. Це була безглузда помилка, визнає він, але щось подібне трапляється практично щодня з менш досвідченими користувачами, яким він допомагає розібратися з проблемою.

"Нашому відділу щодня доводиться мати справу з безліччю найдурніших запитів", - скаржиться він.

В останні кілька років наша комп'ютерна грамотність помітно зросла, та й самі технології зробили суттєвий крок уперед. Але компанії, як і раніше, потерпають від дрібних комп'ютерних неполадок, що віднімають у співробітників купу дорогоцінного часу.

Час - гроші

Опитування, проведене кадровим агентством Robert Half Technology, з'ясувало, що кожен співробітник щодня витрачає на подолання різних комп'ютерних збоїв біля 22 хвилин.

Протягом року це - вже 91 година, або понад два робочих тижні. "Це надто багато", - вважає Німа Мірпурян, керівник філії Robert Half Technology в Торонто.

Коли два роки тому компанія Interior Goods Direct найняла Джоба Брауна керівником IT-відділу, він підрахував, що в середньому щогодини співробітники витрачають 2,5 хвилини на те, щоб завантажити інформацію в комп'ютер або дочекатись, поки він перевантажиться.

Протягом тижня виходило 49 годин, з огляду навіть на мінімальну заробітну плату у Великій Британії, комп'ютерні неполадки обходилися компанії у 352 фунти стерлінгів (442 долари США) на рік.

За технологіями не угнатися

Причин багато, але головна з них полягає в тому, що інформаційні технології сьогодні використовуються дедалі ширше і безперервно розвиваються, відзначає Енді Меллон.

Десять років тому ми копирсалися тільки з комп'ютерами, тепер нам доводиться лагодити смартфони, планшети та інші девайси.

Копирайт изображенияISTOCK

Ми також застосовуємо в роботі безліч програм, і кожною з них треба навчитися користуватися, не кажучи вже про те, що регулярно виходять нові версії.

Здається, щойно ми звикли до якоїсь технології, як вона вже застаріває, і нам доводиться починати все спочатку.

Допоможи собі сам

Насправді, айтішники не сидять в очікуванні, поки хтось звернеться до них із питанням, як вочевидь здається багатьом. Їм є чим зайнятися.

Хоча фахівці з ІТ-відділу завжди приходять на допомогу, у багатьох з них є купа серйозних завдань. Вони забезпечують стабільність корпоративної мережі, відповідають за резервне копіювання даних, стежать за кібербезпекою, тестують нові програми, закуповують техніку і таке інше.

Порівняно з минулим десятиріччям тепер ми цілком здатні розібратися з деякими питаннями самотужки, зазначає Джоб Браун.

Комп'ютер працює надто повільно? Спробуйте перезавантажити його. В офісному принтері закінчилося чорнило? Поставте новий картридж самі.

"Потрібно спочатку перевірити щось на простому рівні, а якщо вже не вийшло, тоді дзвонити фахівцям", - каже пан Браун.

Компанії повинні заохочувати своїх співробітників самостійного розв'язувати прості технічні проблеми.

Потреба в навчанні

У багатьох випадках, коли щось не працює, співробітники не винні. Компанії мають навчати свої кадри ефективно користуватися всіма програмними засобами, зазначає Німа Мірпурян.

Компанія має навчити необхідних програм кожного нового співробітника, щойно його взяли на роботу. А користування надто складними системами потребуватиме регулярних тренінгів.

Після кожного оновлення системи також треба роз'яснювати співробітникам, що змінилося, і вчити їх працювати в новому середовищі.

Копирайт изображенияGETTY IMAGES

Те саме стосується й офісної техніки. Якщо встановлено новий комп'ютер, співробітникам треба показати, як ним користуватися. З'явився новий принтер - продемонструйте, як змінювати в ньому картридж.

Це підвищить ефективність праці і водночас зніме зайве навантаження з технічного відділу, якому не доведеться мати справу з купою дріб'язкових запитів.

Мінімізувати неполадки

Хоч би якими досконалими не були технології, компанії завжди потребуватимуть технічну підтримку. Але звести проблеми до мінімуму - цілком реально.

По-перше, радить Браун, інвестуйте з розумом. Коли йдеться про технології, іноді вигідніше доплатити.

Прийшовши в компанію минулого року, Браун установив на комп'ютери нові жорсткі диски. В результаті чого скарги на повільну роботу зменшилися, так само як й очікування, поки комп'ютер завантажиться.

Головне тут - максимально спростити життя для всіх учасників, скоротивши кількість можливих помилок.

Меллон знає, що іноді дурні технічні помилки неминучі. Але що більше зусиль він докладе, щоб запобігти ним - наприклад, змінювати пароль у понеділок, а не в п'ятницю, - то продуктивнішим буде його день.

"Того понеділка я змарнував 30 хвилин, розбираючись з паролем, - додає він. - Більше я цієї помилки не повторю".

Прочитати оригінал цієї статті англійською мовою ви можете на сайті BBC Capital.